Zilele lucrătoare, au început să devină mai lungi decât obişnuiau să fie. Timpul petrecut la birou se extinde şi până seara târziu, sau munca neterminată te presează de cele mai multe ori să lucrezi de acasă, după ce copiii merg la culcare.

O parte din vina de a lucra peste program sau chiar de acasă, o poartă tehnologia, şi este ceva cu care trebuie să lupţi personal. Dar cum poţi transforma o zi de lucru obişnuită în una mai eficientă pentru a evita să rămâi peste program?

Contrar a ceea ce ai putea crede, vinovatul nu este volumul mare de muncă. De multe ori, timpul tău este preluat de forţe externe, care pot fi dificil (dar nu imposibil) de controlat. Cât de des te plângi de statul peste program la reuniuni, sau cu privire la colegii care discută cu tine neîncetat despre problemele lor, răpindu-ţi astfel o parte din timpul de muncă? Nu prea des, să recunoaştem.

Iată câteva moduri prin care poţi face locul de muncă mai eficient şi care vor ajuta la căpătarea unui nivel de frustrare mai mic pentru toată lumea, îmbunătăţind eficienţa la birou.

1. Atribuirea unei sarcini persoanei cu aptitudinile potrivite

Atunci când apare o nouă misiune, managerii tind să spună: "Cine din voi are timp să rezolve acest task?" Aceasta nu este o modalitate eficientă de a lua o decizie.

Modul corect de a aborda această situaţie este de a întreba: "Cine este persoana potrivită pentru a rezolva acest task?" Astfel angajatul care are competenţele, cunoştinţele şi/sau conexiunile necesare va putea rezolva cu succes acea sarcină. Acest lucru va economisi timpul celorlalţi angajaţi şi va aduce mai puţină frustrare, nemaifiind necesar să răspunzi la întrebarea "de ce Maria a primit atribuirea în loc de Mihai?".

2. Întâlniri limită

Să recunoaştem: Cu excepţia cazului unei întâlniri cu potenţialii clienţi sau a unei sesiuni de brainstorming importante, în 9 din 10 reuniuni nu se realizează ceea ce a fost menit să se atingă. Unele probleme pot fi soluţionate prin e-mail, iar altele la telefon. Întâlnirile prea dese distrag angajaţii de la munca regulată şi perturbă fluxul de lucru.

3. Sistematizarea proceselor pentru a salva timp

În unele companii mai există încă modalităţi vechi de a rezolva lucrurile care necesită o mulţime de timp. Dacă am întreba managerii de ce fac lucrurile aşa, ei pot spune: "Ei bine, asta e doar modul în care am lucrat întotdeauna."

Chiar dacă nu există întotdeauna o soluţie mai bună, există opţiuni, prin care angajaţii pot salva cantităţi semnificative de timp făcându-şi astfel timp pentru a finaliza şi alte sarcini.

4. Asigură angajaţilor spaţii liniştite, fără întreruperi pentru a lucra eficient

Cei mai mulţi angajaţi lucrează mai bine într-un mediu fără zgomot. Birourile deschise (open-space), precum şi politicile "uşilor deschise" sunt o invitaţie deschisă colegilor de a-i întrerupe pe ceilalţi angajaţi.

Unii angajaţi sunt nevoiţi să îşi pună căştile în urechi sau să îşi lipească pe biroul semnul “Nu deranja”, însă asta nu este cea mai bună soluţie. Managerii trebuie să ofere un mediu propice anagajaţilor săi, pentru a realiza munca de calitate. Acest lucru poate însemna o cameră sau zonă de birou desemnată ca zona liniştită.

5. Determinaţi locul unde angajaţii au nevoie să fie amplasaţi

Companiile au început să realizeze că munca la distanţă le economiseşte bani şi creşte foarte mult productivitatea. Angajaţii care lucrează de acasă au tendinţa de a realiza mai mult decât colegii lor care stau într-un birou. Acest lucru se datorează în principal lipsei de distragere a atenţiei de la birou şi timpul suplimentar de lucru, pe care îl câştigă nemafiind necesară deplasarea de la şi până la birou, care uneori ajunge şi până la 2 h/angajat.

Există multe provocări cu care angajaţii se confruntă într-un birou. Nimeni nu pare să aibă timp suficient pentru a-şi finaliza task-urile în timp, şi există o multitudine de forţe care împiedică astfel de situaţii. Aceste perturbări pot fi limitate dacă managerii fac unele modificări operaţionale de bază.

Nu numai că aceste tactici vor scăderea nivelul de frustrare şi vor ridica moralul în rândul angajaţilor, dar, de asemenea, vor ajuta la creşterea eficienţei şi costuri mai mici, cu impact direct asupra companiei