Ei bine, dacă ai avut parte de vreo situaţie asemănătoare, atunci este clar că biroul tău are nevoie de o curăţenie şi ordine generală.

Un birou aglomerat, de obicei cauzează stres, la care adăugăm timpul pierdut în căutarea lucrurilor de care ai nevoie şi distragerea atenţiei de dezordinea din jurul tău.

Iată câteva sfaturi care te vor ajuta să ai un birou ordonat, curat şi neaglomerat

Hârtii, hârtii, hârtii

 Visul unei companii fără hârtii este încă la ani-lumină depărtare. Între timp, ceea ce majoritatea dintre noi avem nevoie este elaborarea unei modalităţi de a reduce şi organiza hârtiile de pe biroul de lucru. Cum poţi face asta?
De exemplu, când sosesc plicurile poştale, organizează-le imediat. Decide ce trebuie să fie făcut cu fiecare. Dacă acestea sunt facturi, chitanţe, crează dosare ordonate în funcţie de dată, care îţi va permite să ştii exact atunci când trebuie plătite, doar aruncând o ;privire, şi nu răsfoind printre zecile de facturi de pe birou.
Celelalte facturi aranjează-le într-un mod corespunzător: facturi vechi, taxe, etc. Dacă nu mai ai nevoie de anumite facturi, pur şi simplu, aruncă-le. Acelaşi lucru este valabil şi pentru rapoartele pe care le primeşti. Sortează-le în mod corespunzător în funcţie de proiect sau dată, astfel încât să le poţi găsi cu uşurinţă, atunci când ai nevoie de ele.
Atunci când organizezi totul şi creezi dosare de evidenţă/arhivare, aminteşte-ţi în primul rând că faci acest lucru pentru tine, pentru a-ţi face viaţa ;mai uşoară. Asigură-te că dosarele au o logică şi că oricine vine în biroul tău ar putea să găsească rapid ceea ce are nevoie.

Instrumentele necesare

Pentru a avea un birou organizat până în cele mai mici detalii, vei avea nevoie de anumite instrumente, fără de care nu poţi face o treaba bună: coş de gunoi, dosare, coli, bibliorafturi, cutii arhivare, indecsi, capsatoare, lipici, distrugător documente, cutter, etc.

Ordonarea email-urilor

La fel cum organizezi hârtiile, va trebuie să ordonezi şi e-mailurile. Află cum funcţionează programul de e-mail pe care îl foloseşti. Crează foldere separate care definesc în mod clar ce informaţii conţin acestea. Dacă primeşti prea multe spamuri, întreabă departamentul IT de instalarea unui filtru pe e-mail care să blocheze acele email-uri nedorite, fără a mai pierde tu timpul cu ele. Newsletterele nefolositoare trebuie şterse; încearcă să păstrezi în Inbox numai mesajele care te interesează. Utilizează opţiunea "flag" din email, pentru mesaje ultra-importante, astfel încât să le poţi găsi imediat atunci când ai nevoie de ele.

Elimină lucrurile care te împiedică să lucrezi

La fel cum anumite lucruri pot fi o sursă de inspiraţie la locul de muncă, altele pot fi o sursă de stres. Prea multe poze cu copiii tăi, vacanţele în care ai fost, şi alte lucruri semnificative pentru tine, îţi pot distrage atenţia de la lucru.
Este în regulă să personalizezi biroul, dar nu atât de mult încât să numai ai spaţiu pe birou sau să te deconcentreze de la muncă. Scapă de lucrurile care nu sunt necesare unui birou, de dezordine şi de praf. Vei fi uimit de diferenţa pe care o poate face un birou lejer şi curat.

Alege o culoare calmantă

Dacă lucrezi de acasă, poţi face acest lucru. Culorile deschise fac un birou să arate ;mai mare şi, astfel, mai puţin aglomerat. Vopseşte încăperea unde ai biroul în culori deschise. Păstrează o pată de culoare pentru accesorii - o pernă roşie, un buchet de flori, etc.

Aplicând aceste idei, dezordinea poate fi redusă în zona de lucru. Eliberează-te de dezordine şi vei putea lucra mai rapid, mai eficient şi cu mai puţin stres.